InfoBlog

Írások az üzleti és a tudományos világból
Tags >> működési hatékonyság

Amikor feltesszük ezt a kérdést egy cégvezetőnek, a helyzettől függően más és más választ kapunk. Sokat ér, ha az az aláírás egy jó üzleti megállapodásra kerül rá. Veszteségként még többet, ha az a megállapodás később nem is annyira jó a vállalatnak. Ugyanakkor sok cégvezető nem is számol azzal, hogy a cége mindennapos működtetése során mennyi felesleges kiadást képes megtakarítani, ha az egyes működési folyamatokat részben vagy teljesen automatizálja és ez mennyi költségmegtakarítást eredményezhet az üzleti évben.

 

Vegyünk egy igen egyszerű, ám alig vizsgált területet és próbáljuk meg számszerűsíteni a folyamatautomatizálással elérhető költségmegtakarításokat. Ennek oka éppen az, hogy mindaddig, amíg nem tudjuk pénzben kifejezni a kapott eredményeket, addig sok vezető nem is tulajdonít nagy jelentőséget egy-egy ilyen kalkulációnak.

 

Lássuk, hogyan is lehet költséget csökkenteni az irodában! Miért éri meg befektetni a mindennapi üzleti folyamatok automatizálásába?

 

Általánosságban elmondható, hogy a gazdasági életben minden vállalkozásnak állandó kihívást és egyben komoly feladatot jelent az, hogyan csökkentse működési költségeit, hogy ezáltal komparatív előnyökhöz jusson a versenytársaival szemben. Sok, főleg multinacionális vállalat ezt úgy oldja meg, hogy automatizálja az irodai tevékenységeit annak érdekében, hogy jelentős költségcsökkentést érjenek el az amúgy nem termelő részlegnek tartott ún. „back office” területen. Ennek egyik legmarkánsabb példája a vállalatirányítási vagy CRM-rendszerek (Enterprise Content Management) fejlesztése és bevezetése, amelyek azonban sok esetben a formális jóváhagyásokat igényelő tevékenységek esetén (pl. vezetői utasítások kiadása, vevői vagy szállítói szerződések megkötése) sem nélkülözhetik a papíralapú dokumentumok vállalaton belüli alkalmazását. Az információs társadalom drasztikus fejlődése ellenére a vállalatoknak sokszor kell papíralapú dokumentumokat kinyomtatniuk, amelyeket fizikailag is alá kell írnia a vezetőknek, és e dokumentumokat azután újra digitalizálni, archiválni, s végül a címzetthez (amely lehet a vállalaton belüli adott részleg vagy az irattár, de sokszor külső partner) el kell juttatni.

 

Azonban ezek a kinyomtatott dokumentumok egyes esetekben a nem megfelelő alkalmazotti hozzáállás miatt meg is rongálódhatnak, illetve el is tűnhetnek. Ez oda vezethet, hogy az addig hatékony üzleti folyamatok néha váratlanul lelassulhatnak, és ez időnként megnöveli az amúgy sem alacsony működési költségeket.

 

A kilencvenes évek elejétől elindult elektronikus aláírásra történő áttérés az azt választó cégeknek jelentős költségcsökkentést eredményezett, bár ma még mindig dominál a papíralapú iratkezelés a kis- és középvállalati szektorban. Miért éri meg az elektronikus aláírást választani?

 

Ahhoz, hogy erre meggyőző érvet mondjunk, vegyünk egy 200 fő dolgozói létszámmal működő elképzelt vállalatot, ahol igyekszünk nagy vonalakban számszerűsíteni: milyen és mekkora költségeket jelentenek a keletkező vállalati iratok aláíratási folyamatai éves szinten?

 

Mit jelent a jóváhagyási folyamatok automatizálása?

 

Egy vállalkozás működése során szinte naponta készít el valamilyen formális felhatalmazást vagy jóváhagyást, amelynek egyik ideális módja a vállalat-szintű digitális aláírási rendszer kialakítása. Ez a rendszer képes automatizálni a napi szintű jóváhagyási és engedélyezési folyamatokat azáltal, hogy a vállalat egy teljesen elektronizált eljárásrendet vezet be a céges iratok elkészítéstől, annak aláírásán keresztül egészen azok archiválásáig vagy azok auditjáig.

 

Ez a megoldás sok tekintetben javíthatja a működési hatékonyságot, valamint általános tény az, ha egy vállalat vezetése úgy dönt, hogy megteszi a kezdeti lépéseket üzletmenetének automatizálásában, akkor az a vállalat már nem fogja újból bevezetni a papíralapú iratkezelés.

 

De nézzük meg, milyen irattípusok igényelnek formális felhatalmazást vagy jóváhagyást!


Igazgatósági (törzskari) iratok

vezetői intézkedések, vállalati kommunikációs anyagok és nyilvános jelentések, hivatalos közlemények, befektetői jelentések

HR iratok

munkavállalói intézkedések, alkalmazotti juttatások és kinevezések iratai, dolgozói be- és kilépő iratok, időbeosztások, tréningek tanúsítványai, rendszeres képzési naplók, teljesítményértékelő lapok, munkavállalói biztosítási iratok

Jogi iratok

szerződések, megállapodások, munkáltatói előírások, alvállalkozói szerződések, fő- és alvállalkozói szerződések, teljesítésigazolások

Pénzügyi/számviteli dokumentumok és nyilvántartások

Kölcsön- és lízingszerződések, kiadási és bevételi számlabizonylatok, támogatási bizonylatok, adóigazolások, pénzügyi nyilvántartások, beszámolók, elszámolások, csekk-nyilvántartások, átutalási nyilvántartások, árajánlatok, egyéb pénzügyi témájú dokumentumok (pl. cikkek)

Ügyféloldali dokumentumok

ügyféloldali szolgáltatási előírások

Közbeszerzési dokumentumok

árajánlatok, alvállalkozói szerződések

Kereskedelmi dokumentumok

kereskedelmi javaslatok (üzleti tervek), áruk és szolgáltatások kimutatása, ügyfélszerződések

Szabályozási ügyek

pályázatok, benyújtott ajánlatok stb.

Minőségi kontroll

minőség-ellenőrzési dokumentumok (pl. ISO), Standard Működési Folyamat-leírások, vállalati politikák, munkafolyamat-előírások, tréningdokumentumok, teszteljárások, külsős tanácsadói, fenntartási és hitelesítési riportok

Egyéb iparág-specifikus dokumentumok

tervek, gyártmánylapok és riportok, szabadalmi dokumentumok, üzemorvosi adatok, klinikai dokumentumok, laborjelentések és vizsgálati minősítések stb.

 

A papíralapú dokumentálás (itt: aláírások) költségeinek kalkulációja


Most vizsgáljuk meg, hogy a példánkban szereplő 200 alkalmazottal működő vállalatunknál, amely működése során jelentős számú aláírandó iratot (pl. szerződést, számlát, ajánlatkérőt) bocsát ki. Feltételezzük, hogy adott munkaköri szinteken minden alkalmazott évente 500 iratot ír alá (ez átlagosan 2 irat naponta), amely a vállalatunknál 100.000 aláírt iratot jelent éves szinten. Ha feltételezzük továbbá azt, hogy egy-egy aláírt dokumentum 2 oldalból áll, a vállalat évente 200.000 oldalt bocsát ki.

 

Ha ezt a hatalmas papíralapú iratmennyiséget a normál működés során kinyomtatják, majd azután kézzel hitelesítés céljából aláírják, akkor itt már felmerül a nyomtatás, a másolás, a postázás, a szkennelés, valamint az archiválás és a sérült vagy elveszett dokumentumok pótlásának költségei is. Ezeket a költségeket a következőkben lehet számszerűsíteni:

 

Nyomtatási költségek

 

A toner, a nyomtató- és másolófesték, valamint a papír átlagos költségét beleszámítva 8,- Ft/lap. 200.000 oldal kinyomtatását és aláíratását alapul véve ez a vállalatnak éves szinten 1.600.000,- Ft költséget jelent.


Éves nyomtatási költségek: 200.000 lap x 8,- Ft = 1.600.000,- Ft

 

Postázási költségek

 

Ha az elkészült dokumentumokat egyszer jóváhagyták (aláírták), akkor általában szükséges, hogy vagy a vállalat egyik részlegére vagy a külső partnerekhez eljuttassák. Ha most egyszerűsítők akarunk lenni, akkor most itt csak a vállalat külső partnerei felé történő postázás költségeit számoljuk el. E költségek elszámolásánál feltételezzük, hogy az aláírt dokumentumok 50%-át olyan külső postázási útvonalon juttatják célba, mint postai levél, postai expressz küldemény, futárszolgálat vagy fax. Így az összes irat

  • 10%-a a Magyar Posta által jut el a címzetthez, levelenként 1.035,- Ft/db áron (Magyar Posta ZRt. díjszabása alapján: 50 g-ig elsőbbségi, ajánlott, tértivevényes, saját kézbe jelzéssel); 
  • 5%-a futárszolgálaton (pl. DHL) keresztül, ennek átlagos költsége 5.000,- Ft/csomag (DHL Express díjszabása alapján: „DHL Domestic Express 12:00” szolgáltatás); 
  • 10%-a postai EMS gyorsposta csomagküldeményként, ennek átlagos költsége 3.060,- Ft/csomag (Magyar Posta ZRt. díjszabása alapján: csomagszállítás 1 kg alatt); valamint 
  • 25%-át faxolják, ennek átlagos költsége 15,- Ft/oldal.

 

Éves becsült költsége az aláírt dokumentumoknak

 

Postázási költségek

Éves szállítási m.e.

Kalkulált szállítási költség

Éves szállítási költség

Magyar Posta levél

10.000 (10%)

10.000 x 1.035,- Ft

10.350.000,- Ft

DHL futárszolgálat

5.000 (5%)

5.000 x 5.000,- Ft

25.000.000,- Ft

EMS Gyorspostai kézbesítés

10.000 (10%)

10.000 x 3.060,- Ft

30.600.000,- Ft

Fax

25.000 (25%)

25.000 x 15,- Ft

375.000,- Ft

Éves összes költség

50.000 (50%)

38.785.000,- Ft

 

Szkennelési költségek

 

A vállalat normál működése során keletkező jóváhagyott (aláírt) iratokat a vonatkozó törvényi előírásoknak megfelelőn digitálisan vagy papíralapon archiválni kell. A digitális archiváláshoz a papíralapú iratokat először be kell szkennelni. Feltételezzük, hogy az archiválandó iratok 50%-a digitálisan kerül archiválásra (ami éves szinten 50.000 iratot és 100.000 oldalt jelent). Az archiválási költségeket az alábbiak szerint lehet számszerűsíteni:

 

  • A manuális archiválással megbízott alkalmazott óradíja bruttó 1.250,- Ft; 
  • Egy dokumentum szkennelése és annak elmentése az alkalmazott munkaidejéből 3 percet vesz igénybe. Ezt alapul véve, egy óra alatt ez a dolgozó 20 aláírt iratot tud elektronikus formában archiválni

 

Így az archiválás összes költsége éves szinten (egyéb járulékos költségektől, mint pl. villanyáram díjától eltekintünk):

 

1.250,- Ft órabér ÷ 20 irat = 62,50 Ft / szkennelt irat

Éves szkennelési költség: 50.000 szkennelt irat x 62,50 Ft =  3.125.000,- Ft

 

Papíralapú archiválási költségek

 

Az előzőekben feltételeztük, hogy a vállalatnál az aláírt dokumentumok 50%-át digitálisan archiválták, ugyanakkor a másik 50.000 dokumentum papíralapon kerül archiválásra. Az archiválás teljes költsége a papíralapú módszer alapján az alábbiak szerint számítható:

  • A papíralapú archiválással (lefűzéssel) megbízott alkalmazott óradíja bruttó 1.250,- Ft; 
  • Minden egyes ilyen dokumentum lefűzése, dossziéba történő elhelyezése és felcímkézése átlagosan 5 percet vesz igénybe. Ezt alapul véve 12 dokumentumot tud egy óra alatt archiválni.

 

1.250,- Ft órabér ÷ 12 irat = 104,17 Ft / lefűzött irat

Éves papíralapú archiválás költsége: 50.000 lefűzött irat x 104,17 Ft lefűzési költség =  5.208.500,- Ft

 

Hiányos vagy elveszett dokumentumok pótlási költsége

 

Napjaink papíralapú működéséből következően a valóság az, hogy az ilyen ügymenet során egyes dokumentumok elveszhetnek, elkeveredhetnek vagy megsérülhetnek.

 

A PriceWaterhouse & Coopers (PWC) egyik tanulmánya utal arra, hogy egy vállalatnál keletkező összes dokumentum kb. 7,5%-a veszik el a normál működés során. Ezen elveszett dokumentumok közel 80%-át később megtalálják, míg csupán 20%-uk veszik el véglegesen, amelyeket reprodukálni kell. Ugyanebben a tanulmányban a PWC a megtalált vagy elkeveredett dokumentumok átlagos vállalati munkaerő költségét 12 munkaóra költségében (120 USD) határozta meg, míg az elveszett dokumentumok újraelőállítási költségét 22 munkaóra költségében (220 USD) határozták meg.

 

A megtalált és reprodukált iratok költségeit az alábbiak szerint lehet elszámolni:

 

  • A vállalat 100.000 kinyomtatott és aláírt dokumentumából 7.500 db (7.5%) elveszik; 
  • E dokumentumok 80%-a a későbbiekben előkerül, míg csupán 20%-uk veszik el véglegesen, amelyeket reprodukálni kell.

Az egyszerűség kedvéért feltételezzük, hogy az elkevert, majd a későbbiekben megtalált dokumentumok költsége 5.000,- Ft, amíg minden egyes végleg elveszett, majd később reprodukált dokumentum költsége 10.000,- Ft.

Az elveszett, majd megkerült iratok éves költsége: (80% x 7.500 elveszett irat) x 5.000,- Ft = 30.000.000,- Ft

A végleg elveszett, majd pótolt iratok éves pótlási költsége: (20% x 7.500 elveszett irat) x 10.000,- Ft = 15.000.000,- Ft

A sérült vagy elveszett iratok éves pótlási költsége: 30.000.000,- Ft + 15.000.000,- Ft = 45.000.000,- Ft

 

Egyéb, közvetett költségek (amelyeket most itt nem számszerűsítünk)

  • A papírhasználat környezeti költségei: egy kétoldalas iratpapír elkészítéséhez szükséges egy fél fa, 119,240 l kőolaj és 68 kg CO2-emisszió aláírónként éves szinten. 
  • Az elszalasztott üzleti lehetőségek többletköltségei a nem megfelelő időben történő megállapodások aláírása végett; 
  • A vállalati hírnév csorbulásának „költsége” – elveszett vagy nem hitelesített iratok miatt; 
  • A vállalati CRM rendszer fejlesztése során adódó egyéb hiányosságok miatt fellépő többletköltségek.

 

Összefoglalva tehát a vállalatnál éves szinten az alábbi költségek merülnek fel a papíralapú munkaszervezések során (200 aláírásra felhatalmazott személy, éves szinten 100.000 aláírt irat esetén):

 

Nyomtatási költségek

1.600.000,- Ft

Postázási költségek

38.785.000,- Ft

Szkennelési költségek

3.125.000,- Ft

Archiválási költségek

5.208.500,- Ft

Iratpótlási költségek

45.000.000,- Ft

Összes éves költség:

93.718.500,- Ft

 

A papíralapú aláírás átlagos költsége: 93.718.500,- Ft ÷ 100.000 oldal = 937,19 Ft / aláírás

Átlagosan egy aláíróra eső aláírás költsége: 937,19 Ft x 500 db = 468.595,- Ft