InfoBlog

Írások az üzleti és a tudományos világból
Tags >> vállalat

Ezt a módszert olyan vállalkozások részére fejlesztjük folyamatosan, amelyek félautomatizált rendszerekkel dolgoznak, s az összeszerelő szalagoknál monoton tevékenységet végeznek a munkavállalóik.

 

Nehéz feladat olyan területen hatékonyságot növelni, mint amilyen az összeszerelő szalagok műveletei. Többnyire robotika segítségével kerülnek a különböző termékek összeszerelésre, de van, amikor a humán erőforrás beépítése a munkafolyamatba kikerülhetetlen.

 

A munkahelyi ergonómia, valamint a mozdulatelemzés közel 100 éves múltra tekintenek vissza, az egyes vállalatok már régen kidolgozták a saját rendszereiket (lásd. Toyota - TPS), amelyek a munkaergonómai fejlesztések csúcsát jelentik.

 

Mivel a kihívás adott volt, mertünk merészet gondolni, s kidolgoztuk a programozott Mozdulat Sebesség Szabályozás© eljárás lépéseit. Ennek eredményei még minket is megleptek, nem hogy a kísérleteinknek otthont adó nemzetközi cég vezetését.

 

A kísérletünk elsődleges célja az volt: rövid idő alatt képesek vagyunk szalag mellett végzett monoton munkánál közel 5%-os hatékonyságnövelést elérni.

 

A kísérlet eredményeképpen a kísérleti csoport 7 órás műszakban a hibahatárokat figyelembe véve a május havi átlagteljesítményhez képest 7%-os hatékonyságjavulást ért el, június havi átlaghoz képest 2,3%-ot, a 80 perces gyorsítási idővel összhangban. A napi átlag 200 db-os többlettermelés havi szinten átlagosan (20 munkanappal számolva, egy műszakra értve) 4.000 plusz darabszámot jelent a vállalat számára. Itt kell kiemelnünk, hogy a kétszer 80 perces gyorsított ütemre vetítve, ha már csak a gyorsított zenét hallgatnák műszakjuk negyedrészében a munkavállalók, ez a darabszám a továbbiakban is jelentősen növelhető.

 

Ezek az adatok a kísérletben részt vevő vállalat esetében azt jelentik, hogy a napi 4.500 összeszerelt munkadarabszámot a kísérletünk napján 4.700 darabra növeltük.

 

A módszer az agy nem tudatos, hanem motorikus funkciókért felelős részére van rendkívül pozitív hatással, mely a mozdulatelemzés módszerének alapjaira épül ugyan, de a hatást a halláson keresztül fejti ki.

 

A TANDERA által kidolgozott módszer zenéje és ütemezése vállalat-specifikus, így az nem másolható.


 

Egy vállalat sikeres működéséhez szükséges készségekből és technológiákból összeálló, egyedi és nehezen utánozható, a vállalat számára versenyelőnyt nyújtó speciális komplex szaktudás (összessége), amellyel a vállalat megkülönböztetheti magát versenytársaitól, kiterjesztheti tevékenységét új termékekre vagy piacokra, valamint amellyel a vevők számára lényegesen újat képes nyújtani más vállalatokhoz képest. Összefoglalóan olyan képesség (speciális tudás), aminek birtokában bizonyos dolgokat a vállalat a konkurenciájához képest meg tud csinálni.

Amennyiben Ön vállalakozó/cégvezető és érdekli, hogy milyen magkompetenciák állnak már most is rendelkezésére, akkor töltse ki INGYENES felmérő tesztünket, amelyet rövid időn belül kiértékelünk és visszaküldünk Önnek!

 

A INGYENES teszt elérhető: ITT.


Napjaink globalizált piacain a legkíméletlenebb verseny a magkompetenciákat alkotó készségek és technológiák kifejlesztése és/vagy megszerzése terén folyik. A komplex tudás-menedzsmenttel rendelkező vállalatok olyan technológiákért, tehetséges dolgozókért versenyeznek, akik fontos elemei a magkompetenciáik megtartásának vagy építésének. Ezért a vállalatoknak a már meglévő kompetenciáikat menedzselniük kell: fel kell ezeket ismerniük, meg kell szerezniük, fel kell építeniük és meg kell védeniük.

 

Az a vállalat, amely valamely magkompetencia tulajdonosa:

  • az birtokolja azt;
  • versenytársai által is elismert vezető pozíciókkal rendelkezik az adott területen.
Fontos kiemelni azt, hogy nem minden magkompetencia, amit a vállalt birtokol. Így például nem magkompetencia:
  • a hírnév,
  • az ismeretség vagy
  • a reklámérték.

 

A magkompetencia a használat során nem kopik el, nem veszíti el értékét más eszközökkel ellentétben, illetve folyamatosan tökéletesedik. E tekintetben a magkompetencia: 

  • a felhasználó számára kulcsfontosságú előnyt nyújt, 
  • az adott iparágban kevesen vagy kizárólagosan birtokolják azt (versenytárs-differenciálás) 
  • létező magkompetenciák új piaci szegmensekre viszonylag könnyen kiterjeszthetők.

 

 

Kompetencia-menedzsment - a hatékony működés szolgálatában

 

A már megszerzett magkompetencia sokféleképpen elveszíthető. Az egyik ilyen „lehetőség” a magkompetencia elvesztésre a nem megfelelő vállalati humán erőforrás-menedzsment programok, valamint az ebből eredő magas dolgozói fluktuáció. A magas fluktuáció oka feltételezhetően valamelyik munkaszinten jelentkező kompetenciahiány, amelyek meghatározása után az megfelelő tudásmenedzsmenttel orvosolható.

 

Egy vállalat működési költségeinek egyik leghatékonyabb csökkentési módja, ezért  elsődleges célként is felfogható a dolgozói fluktuáció csökkentése (vagyis a munkavállalók megtartása a nehezen pótolható, megszerzett cégspecifikus tudás miatt), amely lassítja a munkavégzést, torzítja a vállalaton belüli információáramlást is.

 

A TANDERA Tervező Csoport által kidolgozott speciális felmérő ívek segítenek abban, hogy adott vállalkozásnál felmérjük a munkavállalók által érzékelt információs (tudásbeli) hiányosságokat, amelyek a munkájuk magasabb szinten való ellátását gátolhatják, illetve feltérképezhessük a későbbi fejlesztési lehetőségeket. Az ún. "dobozba gyűjtéses" anonim módon kitöltött kérdőívek eredményének fényében cselekvési terveket tudunk kidolgozni, megvalósításával kialakítani a tudatos vállalati tudásmenedzsment (TM) rendszerét. Az összeállított kérdőívekre adott válaszok rendszerezését követően, szubjektív értékelést javasllunk a HR és a cégvezetők részéről. A legkiugróbb (hasonló tartalmú) válaszok kivizsgálásával kell kezdeni a cselekvési terv kidolgozását. 

 

A módszer segíthet a megfelelő embert a megfelelő helyre tipizálni (munkakör megfelelés), amely két irányú lehet:

  • vagy az alkalmazott kompetenciához szabják a munkakörét és a környezetét (áthelyezés)
  • vagy a munkakörhöz speciálisan keresnek (képeznek tovább) arra kompetens személyt.

 

Mindkét esetben a kérdőíves felmérés nagymértékben javítja a fluktuáció arányát (csökkenti, már rövid – 3 hó – távon belül).

 

A módszer bevezetését követő predesztinált eredmények tekintetében:

 

  1. Az egyes munkakörökre jellemző rutin tevékenységeket minden munkavállaló maga állítsa össze (mintha kilépne a cégtől és átadná egy ismeretlen személynek a munkáját, akinek az iratok alapján azonnal el kell tudnia látni feladatát azonos eredményességgel – mivel a betanulási idő rövidül a hatékonyság exponenciálisan növekszik).  
  2. Javasolt továbbá, hogy a munkát könnyítő (gyorsító) speciális (munkavégzés során ennél a cégnél szerzett tapasztalat) trükkök, technikák leírása is szerepeljen benne (vagyis kit kell hívni gyorsabb ügyintézésnél, kivel alakult ki jó kapcsolat, mely területek vezetőivel hogy könnyebb szót érteni, elérni a kívánt információkat stb.).  A módszertant indokolja, hogy a TM bázis létrehozásának, átadásának, szervezeten belül tartásának és fejlesztésének alapja a rejtett – tacit - tudás dokumentálása.
  3. Ezen eljárási útmutatók más munkaköröket ellátókkal való véleményezése – innovatív megoldásokra való „vadászat”. A „külső szem jobban lát…”-elv érvényesítése. 
  4. Az SzMSz, Etikai Kódex szinkronizálása a nyert információkkal. 
  5. A munkakörönkénti információs szintek meghatározása (ki milyen információk megtekintésére, kezelésére, továbbadása kinek jogosult). Ennek indoka a túlterheltség csökkentése, a félreértelmezések kiküszöbölése.

 

A TM módszertan bevezetésének költsége:

 

A felmérés időráfordításának költsége 3-6 havonta történő értékelésekkel az alábbiak szerint összegezhető:

A kérdőív kitöltés munkavállalóként 10-15 perc, amely munkabér tekintetében számszerűsíthető. A kérdőívek kiértékelése 200 fő esetén kb. 1 hét 1 főre vetítve, amely munkaórában mérhető (számszerűsíthető).


A TM-tel kapcsolatos tevékenységek megismerését célzó tréning, ahol interaktív módon vesznek részt az egyes területek vezetői (középvezetői), és ahol számtalan módon történhet az információ-transzfer (előadás, vita, kiadványok, közös munka, tanulmányelemzés, értékelés stb.). A tréningek költségei is számszerűsíthetők, hiszen a résztvevők száma és a tréningekre fordított munkaórák száma egzaktan meghatározható.

 

A TM módszertan bevezetésének eredményei

 

 A dolgozói fluktuáció csökkentésével egyidejűleg biztosítható a vállalati magkompetenciák megtartása, illetve továbbfejlesztése, amely a munkavégzés hatékonyságát (pontosság, precizitás, hibázások számának csökkenése stb.), valamint javulnak a munkavállalók közötti kommunikációk, interakciók. Ezek révén szintén nő a hatékonyság (pl. pontosabb számlázás, téves szállítmányok csökkenése, munkavállalói károkozások csökkenése stb.). A megbízható és hatékonyabb munkavégzésnek köszönhetően nő a vevői elégedettség, ezért a vevők megtartásának költsége is csökken, ami a marketing költségekben jelenik meg leginkább, továbbá sikeresebb a vevőállomány tartozásának behajtási aránya, amely pozitív hatással van a vállalat likviditási mutatóira is.

 

Összességében az alábbi előnyöket lehet vele elérni:

  • fluktuáció csökkenése;
  • belső nyilvántartások pontosságának javulása, törvényi megfelelősség tekintetében is;
  • ügyfélportál a hatékonyabb vevői kommunikáció eléréséhez;
  • belső vevőelégedettség növekedés (ISO);
  • az értékesítési hatékonyság nő;
  • a vállalat üzemi/üzleti tevékenysége eredményének javulása;
  • likviditás javulása (cash-flow);
  • a képzések célirányossága, száma és relevanciája optimalizálható (csak annyit és azt, ami igazán szükséges…”);
  • a vállalati IT fejlesztési igénye és ennek költsége csökkenthető, célirányossá tehető;
  • a vezetők hatékonyság mérési és –javítási folyamatba való bevonása (érdekeltté tétele);
  • bevált döntési helyzetek és megoldások „gyakorlatiasítása” („ismeret újrahasznosítás”, amely alapja a 6σ (six sigma) rendszernek);
  • gyorsabb és hatékonyabb problémamegoldás.

Amikor feltesszük ezt a kérdést egy cégvezetőnek, a helyzettől függően más és más választ kapunk. Sokat ér, ha az az aláírás egy jó üzleti megállapodásra kerül rá. Veszteségként még többet, ha az a megállapodás később nem is annyira jó a vállalatnak. Ugyanakkor sok cégvezető nem is számol azzal, hogy a cége mindennapos működtetése során mennyi felesleges kiadást képes megtakarítani, ha az egyes működési folyamatokat részben vagy teljesen automatizálja és ez mennyi költségmegtakarítást eredményezhet az üzleti évben.

 

Vegyünk egy igen egyszerű, ám alig vizsgált területet és próbáljuk meg számszerűsíteni a folyamatautomatizálással elérhető költségmegtakarításokat. Ennek oka éppen az, hogy mindaddig, amíg nem tudjuk pénzben kifejezni a kapott eredményeket, addig sok vezető nem is tulajdonít nagy jelentőséget egy-egy ilyen kalkulációnak.

 

Lássuk, hogyan is lehet költséget csökkenteni az irodában! Miért éri meg befektetni a mindennapi üzleti folyamatok automatizálásába?

 

Általánosságban elmondható, hogy a gazdasági életben minden vállalkozásnak állandó kihívást és egyben komoly feladatot jelent az, hogyan csökkentse működési költségeit, hogy ezáltal komparatív előnyökhöz jusson a versenytársaival szemben. Sok, főleg multinacionális vállalat ezt úgy oldja meg, hogy automatizálja az irodai tevékenységeit annak érdekében, hogy jelentős költségcsökkentést érjenek el az amúgy nem termelő részlegnek tartott ún. „back office” területen. Ennek egyik legmarkánsabb példája a vállalatirányítási vagy CRM-rendszerek (Enterprise Content Management) fejlesztése és bevezetése, amelyek azonban sok esetben a formális jóváhagyásokat igényelő tevékenységek esetén (pl. vezetői utasítások kiadása, vevői vagy szállítói szerződések megkötése) sem nélkülözhetik a papíralapú dokumentumok vállalaton belüli alkalmazását. Az információs társadalom drasztikus fejlődése ellenére a vállalatoknak sokszor kell papíralapú dokumentumokat kinyomtatniuk, amelyeket fizikailag is alá kell írnia a vezetőknek, és e dokumentumokat azután újra digitalizálni, archiválni, s végül a címzetthez (amely lehet a vállalaton belüli adott részleg vagy az irattár, de sokszor külső partner) el kell juttatni.

 

Azonban ezek a kinyomtatott dokumentumok egyes esetekben a nem megfelelő alkalmazotti hozzáállás miatt meg is rongálódhatnak, illetve el is tűnhetnek. Ez oda vezethet, hogy az addig hatékony üzleti folyamatok néha váratlanul lelassulhatnak, és ez időnként megnöveli az amúgy sem alacsony működési költségeket.

 

A kilencvenes évek elejétől elindult elektronikus aláírásra történő áttérés az azt választó cégeknek jelentős költségcsökkentést eredményezett, bár ma még mindig dominál a papíralapú iratkezelés a kis- és középvállalati szektorban. Miért éri meg az elektronikus aláírást választani?

 

Ahhoz, hogy erre meggyőző érvet mondjunk, vegyünk egy 200 fő dolgozói létszámmal működő elképzelt vállalatot, ahol igyekszünk nagy vonalakban számszerűsíteni: milyen és mekkora költségeket jelentenek a keletkező vállalati iratok aláíratási folyamatai éves szinten?

 

Mit jelent a jóváhagyási folyamatok automatizálása?

 

Egy vállalkozás működése során szinte naponta készít el valamilyen formális felhatalmazást vagy jóváhagyást, amelynek egyik ideális módja a vállalat-szintű digitális aláírási rendszer kialakítása. Ez a rendszer képes automatizálni a napi szintű jóváhagyási és engedélyezési folyamatokat azáltal, hogy a vállalat egy teljesen elektronizált eljárásrendet vezet be a céges iratok elkészítéstől, annak aláírásán keresztül egészen azok archiválásáig vagy azok auditjáig.

 

Ez a megoldás sok tekintetben javíthatja a működési hatékonyságot, valamint általános tény az, ha egy vállalat vezetése úgy dönt, hogy megteszi a kezdeti lépéseket üzletmenetének automatizálásában, akkor az a vállalat már nem fogja újból bevezetni a papíralapú iratkezelés.

 

De nézzük meg, milyen irattípusok igényelnek formális felhatalmazást vagy jóváhagyást!


Igazgatósági (törzskari) iratok

vezetői intézkedések, vállalati kommunikációs anyagok és nyilvános jelentések, hivatalos közlemények, befektetői jelentések

HR iratok

munkavállalói intézkedések, alkalmazotti juttatások és kinevezések iratai, dolgozói be- és kilépő iratok, időbeosztások, tréningek tanúsítványai, rendszeres képzési naplók, teljesítményértékelő lapok, munkavállalói biztosítási iratok

Jogi iratok

szerződések, megállapodások, munkáltatói előírások, alvállalkozói szerződések, fő- és alvállalkozói szerződések, teljesítésigazolások

Pénzügyi/számviteli dokumentumok és nyilvántartások

Kölcsön- és lízingszerződések, kiadási és bevételi számlabizonylatok, támogatási bizonylatok, adóigazolások, pénzügyi nyilvántartások, beszámolók, elszámolások, csekk-nyilvántartások, átutalási nyilvántartások, árajánlatok, egyéb pénzügyi témájú dokumentumok (pl. cikkek)

Ügyféloldali dokumentumok

ügyféloldali szolgáltatási előírások

Közbeszerzési dokumentumok

árajánlatok, alvállalkozói szerződések

Kereskedelmi dokumentumok

kereskedelmi javaslatok (üzleti tervek), áruk és szolgáltatások kimutatása, ügyfélszerződések

Szabályozási ügyek

pályázatok, benyújtott ajánlatok stb.

Minőségi kontroll

minőség-ellenőrzési dokumentumok (pl. ISO), Standard Működési Folyamat-leírások, vállalati politikák, munkafolyamat-előírások, tréningdokumentumok, teszteljárások, külsős tanácsadói, fenntartási és hitelesítési riportok

Egyéb iparág-specifikus dokumentumok

tervek, gyártmánylapok és riportok, szabadalmi dokumentumok, üzemorvosi adatok, klinikai dokumentumok, laborjelentések és vizsgálati minősítések stb.

 

A papíralapú dokumentálás (itt: aláírások) költségeinek kalkulációja


Most vizsgáljuk meg, hogy a példánkban szereplő 200 alkalmazottal működő vállalatunknál, amely működése során jelentős számú aláírandó iratot (pl. szerződést, számlát, ajánlatkérőt) bocsát ki. Feltételezzük, hogy adott munkaköri szinteken minden alkalmazott évente 500 iratot ír alá (ez átlagosan 2 irat naponta), amely a vállalatunknál 100.000 aláírt iratot jelent éves szinten. Ha feltételezzük továbbá azt, hogy egy-egy aláírt dokumentum 2 oldalból áll, a vállalat évente 200.000 oldalt bocsát ki.

 

Ha ezt a hatalmas papíralapú iratmennyiséget a normál működés során kinyomtatják, majd azután kézzel hitelesítés céljából aláírják, akkor itt már felmerül a nyomtatás, a másolás, a postázás, a szkennelés, valamint az archiválás és a sérült vagy elveszett dokumentumok pótlásának költségei is. Ezeket a költségeket a következőkben lehet számszerűsíteni:

 

Nyomtatási költségek

 

A toner, a nyomtató- és másolófesték, valamint a papír átlagos költségét beleszámítva 8,- Ft/lap. 200.000 oldal kinyomtatását és aláíratását alapul véve ez a vállalatnak éves szinten 1.600.000,- Ft költséget jelent.


Éves nyomtatási költségek: 200.000 lap x 8,- Ft = 1.600.000,- Ft

 

Postázási költségek

 

Ha az elkészült dokumentumokat egyszer jóváhagyták (aláírták), akkor általában szükséges, hogy vagy a vállalat egyik részlegére vagy a külső partnerekhez eljuttassák. Ha most egyszerűsítők akarunk lenni, akkor most itt csak a vállalat külső partnerei felé történő postázás költségeit számoljuk el. E költségek elszámolásánál feltételezzük, hogy az aláírt dokumentumok 50%-át olyan külső postázási útvonalon juttatják célba, mint postai levél, postai expressz küldemény, futárszolgálat vagy fax. Így az összes irat

  • 10%-a a Magyar Posta által jut el a címzetthez, levelenként 1.035,- Ft/db áron (Magyar Posta ZRt. díjszabása alapján: 50 g-ig elsőbbségi, ajánlott, tértivevényes, saját kézbe jelzéssel); 
  • 5%-a futárszolgálaton (pl. DHL) keresztül, ennek átlagos költsége 5.000,- Ft/csomag (DHL Express díjszabása alapján: „DHL Domestic Express 12:00” szolgáltatás); 
  • 10%-a postai EMS gyorsposta csomagküldeményként, ennek átlagos költsége 3.060,- Ft/csomag (Magyar Posta ZRt. díjszabása alapján: csomagszállítás 1 kg alatt); valamint 
  • 25%-át faxolják, ennek átlagos költsége 15,- Ft/oldal.

 

Éves becsült költsége az aláírt dokumentumoknak

 

Postázási költségek

Éves szállítási m.e.

Kalkulált szállítási költség

Éves szállítási költség

Magyar Posta levél

10.000 (10%)

10.000 x 1.035,- Ft

10.350.000,- Ft

DHL futárszolgálat

5.000 (5%)

5.000 x 5.000,- Ft

25.000.000,- Ft

EMS Gyorspostai kézbesítés

10.000 (10%)

10.000 x 3.060,- Ft

30.600.000,- Ft

Fax

25.000 (25%)

25.000 x 15,- Ft

375.000,- Ft

Éves összes költség

50.000 (50%)

38.785.000,- Ft

 

Szkennelési költségek

 

A vállalat normál működése során keletkező jóváhagyott (aláírt) iratokat a vonatkozó törvényi előírásoknak megfelelőn digitálisan vagy papíralapon archiválni kell. A digitális archiváláshoz a papíralapú iratokat először be kell szkennelni. Feltételezzük, hogy az archiválandó iratok 50%-a digitálisan kerül archiválásra (ami éves szinten 50.000 iratot és 100.000 oldalt jelent). Az archiválási költségeket az alábbiak szerint lehet számszerűsíteni:

 

  • A manuális archiválással megbízott alkalmazott óradíja bruttó 1.250,- Ft; 
  • Egy dokumentum szkennelése és annak elmentése az alkalmazott munkaidejéből 3 percet vesz igénybe. Ezt alapul véve, egy óra alatt ez a dolgozó 20 aláírt iratot tud elektronikus formában archiválni

 

Így az archiválás összes költsége éves szinten (egyéb járulékos költségektől, mint pl. villanyáram díjától eltekintünk):

 

1.250,- Ft órabér ÷ 20 irat = 62,50 Ft / szkennelt irat

Éves szkennelési költség: 50.000 szkennelt irat x 62,50 Ft =  3.125.000,- Ft

 

Papíralapú archiválási költségek

 

Az előzőekben feltételeztük, hogy a vállalatnál az aláírt dokumentumok 50%-át digitálisan archiválták, ugyanakkor a másik 50.000 dokumentum papíralapon kerül archiválásra. Az archiválás teljes költsége a papíralapú módszer alapján az alábbiak szerint számítható:

  • A papíralapú archiválással (lefűzéssel) megbízott alkalmazott óradíja bruttó 1.250,- Ft; 
  • Minden egyes ilyen dokumentum lefűzése, dossziéba történő elhelyezése és felcímkézése átlagosan 5 percet vesz igénybe. Ezt alapul véve 12 dokumentumot tud egy óra alatt archiválni.

 

1.250,- Ft órabér ÷ 12 irat = 104,17 Ft / lefűzött irat

Éves papíralapú archiválás költsége: 50.000 lefűzött irat x 104,17 Ft lefűzési költség =  5.208.500,- Ft

 

Hiányos vagy elveszett dokumentumok pótlási költsége

 

Napjaink papíralapú működéséből következően a valóság az, hogy az ilyen ügymenet során egyes dokumentumok elveszhetnek, elkeveredhetnek vagy megsérülhetnek.

 

A PriceWaterhouse & Coopers (PWC) egyik tanulmánya utal arra, hogy egy vállalatnál keletkező összes dokumentum kb. 7,5%-a veszik el a normál működés során. Ezen elveszett dokumentumok közel 80%-át később megtalálják, míg csupán 20%-uk veszik el véglegesen, amelyeket reprodukálni kell. Ugyanebben a tanulmányban a PWC a megtalált vagy elkeveredett dokumentumok átlagos vállalati munkaerő költségét 12 munkaóra költségében (120 USD) határozta meg, míg az elveszett dokumentumok újraelőállítási költségét 22 munkaóra költségében (220 USD) határozták meg.

 

A megtalált és reprodukált iratok költségeit az alábbiak szerint lehet elszámolni:

 

  • A vállalat 100.000 kinyomtatott és aláírt dokumentumából 7.500 db (7.5%) elveszik; 
  • E dokumentumok 80%-a a későbbiekben előkerül, míg csupán 20%-uk veszik el véglegesen, amelyeket reprodukálni kell.

Az egyszerűség kedvéért feltételezzük, hogy az elkevert, majd a későbbiekben megtalált dokumentumok költsége 5.000,- Ft, amíg minden egyes végleg elveszett, majd később reprodukált dokumentum költsége 10.000,- Ft.

Az elveszett, majd megkerült iratok éves költsége: (80% x 7.500 elveszett irat) x 5.000,- Ft = 30.000.000,- Ft

A végleg elveszett, majd pótolt iratok éves pótlási költsége: (20% x 7.500 elveszett irat) x 10.000,- Ft = 15.000.000,- Ft

A sérült vagy elveszett iratok éves pótlási költsége: 30.000.000,- Ft + 15.000.000,- Ft = 45.000.000,- Ft

 

Egyéb, közvetett költségek (amelyeket most itt nem számszerűsítünk)

  • A papírhasználat környezeti költségei: egy kétoldalas iratpapír elkészítéséhez szükséges egy fél fa, 119,240 l kőolaj és 68 kg CO2-emisszió aláírónként éves szinten. 
  • Az elszalasztott üzleti lehetőségek többletköltségei a nem megfelelő időben történő megállapodások aláírása végett; 
  • A vállalati hírnév csorbulásának „költsége” – elveszett vagy nem hitelesített iratok miatt; 
  • A vállalati CRM rendszer fejlesztése során adódó egyéb hiányosságok miatt fellépő többletköltségek.

 

Összefoglalva tehát a vállalatnál éves szinten az alábbi költségek merülnek fel a papíralapú munkaszervezések során (200 aláírásra felhatalmazott személy, éves szinten 100.000 aláírt irat esetén):

 

Nyomtatási költségek

1.600.000,- Ft

Postázási költségek

38.785.000,- Ft

Szkennelési költségek

3.125.000,- Ft

Archiválási költségek

5.208.500,- Ft

Iratpótlási költségek

45.000.000,- Ft

Összes éves költség:

93.718.500,- Ft

 

A papíralapú aláírás átlagos költsége: 93.718.500,- Ft ÷ 100.000 oldal = 937,19 Ft / aláírás

Átlagosan egy aláíróra eső aláírás költsége: 937,19 Ft x 500 db = 468.595,- Ft